התהליך המלא של תיק
לכל שלב: מי אחראי, ומה המערכת עושה לבד.
לקוח / בנקמזכירהסער (מנהל משרד)
שמאי / מתמחהרענןהמערכת (אוטומטי)
א. קבלת העבודה
1
הזמנה נכנסת
לקוח / בנק מזכירה המערכתהמערכתהפניה מהבנק במייל נקראת ונפתח כרטיס תיק אוטומטית (בנק, סניף, לווה, נכס, גוש/חלקה, סוג שומה). לקוח פרטי: טופס קליטה קצר אחד בזמן השיחה.
מזכירהבודקת שהפרטים נכונים ומתקנת אם צריך.
היום: הפרטים נרשמים "איפשהו", ומוקלדים שוב בתוכנת השמאים.
2
הצעת מחיר, שמאי ולוח זמנים (רק בתיקים פרטיים)
סער המערכתהמערכתמציעה מחיר מהמחירון לפי סוג שומה, שמאי לפי עומס, יומן גוגל ואזור, וזמן אספקה לפי תיקים דומים. בתיקי בנק המחיר קבוע ואין צורך באישור.
סערמאשר בלחיצה או משנה.
היום: כל תיק פרטי מחכה לסער, שמחליט כל פעם מחדש.
יש מחירון? או שסער מחליט לפי תחושה? אתה רוצה שסער ימשיך לאשר כל תיק פרטי, או רק חריגים?
3
הסכם ותשלום מראש
מזכירה לקוח המערכתהמערכתמפיקה הצעת מחיר והסכם, שולחת ללקוח לחתימה ובודקת אם שולם. התיק מסומן "ממתין לתשלום" עד שמגיע התשלום.
מזכירהמטפלת בחריגים (מזומן, שיק, לקוח שלא חותם).
ב. מסמכים וביקור
4
איסוף מסמכים
מזכירה לקוח המערכתהמערכתשולחת ללקוח בוואטסאפ/מייל את רשימת המסמכים המדויקת לסוג השומה, ושולחת תזכורות עד שהכול מגיע. כל קובץ שמגיע מזוהה (נסח, חוזה, תשריט...), מקבל שם אחיד ונשמר בתיקייה הנכונה.
מזכירהמוציאה מסמכים מאתרים ציבוריים (טאבו, ועדה) כמו היום. בהמשך נבדוק מה אפשר להוציא אוטומטית.
היום: שעה-שעתיים ביום על סריקה, הקלדה ומרדף אחרי מסמכים.
5
תיאום ביקור
מזכירה המערכתהמערכתמציעה מועדים פנויים מיומן הגוגל של השמאי, שולחת ללקוח אישור ותזכורת.
מזכירהמתאמת בטלפון כשצריך.
6
ביקור בנכס
שמאי / מתמחההמערכתטופס ביקור בטלפון: מצב, חדרים, חריגות, תמונות. הכול עולה ישר לתיק.
שמאימבקר ומצלם כמו היום, בלי להעביר אחר כך תמונות ורשימות לשרת.
ג. עבודת השמאות
7
זכויות ותכנון
שמאי המערכתהמערכתקוראת את נסח הטאבו וממלאת: בעלים, שטח רשום, הצמדות, משכנתאות, הערות אזהרה. מציגה מה נכתב על אותו בניין או רחוב בתיקים קודמים.
שמאיבודק תכנון, היתרים וחריגות. זה שיקול מקצועי.
8
עסקאות השוואה
שמאי המערכתהמערכתמציעה עסקאות מרשות המסים ומהארכיון של המשרד, כולל ההערות שכתבתם עליהן בתיקים קודמים ("חריג", "עסקה בין קרובים"). מחשבת שטח אקוויוולנטי ומחיר למ"ר.
שמאיבוחר עסקאות, מוסיף התאמות וקובע. השיקול שלו.
היום: 2-4 שעות חיפוש לפי השאלון, כל עסקה מודפסת ומוקלדת לאקסל.
9
חישוב ושווי
שמאי המערכתהמערכתמחשבת לפי הנוסחאות של המשרד: שווי, מימוש מהיר, ערך כינון, שווי קרקע. בודקת סטייה ממחיר העסקה.
שמאיקובע את השווי הסופי. רק הוא.
10
טיוטת דוח
שמאי המערכתהמערכתמפיקה קובץ וורד בתבנית שלכם עם הכול: טקסט קבוע, נתונים, טבלאות, תמונות, נספחים. פירוט לפי פרק
שמאיכותב את החלקים שדורשים שיקול ועורך בוורד כמו היום.
היום: 4+ שעות לפי השאלון, מתחילים מדוח ישן ומעתיקים.
ד. בדיקה, חתימה ושליחה
11
בדיקה
סער המערכתהמערכתבדיקה אוטומטית לפני שסער פותח: שדות חסרים, מספרים בטקסט שלא תואמים לטבלה, סטייה גדולה ממחיר העסקה, נספחים חסרים.
סערבודק ומחזיר הערות בתוך התיק, לא במייל.
על מה סער מסתכל כשהוא בודק דוח? אם יש לו רשימה בראש, נוכל להפוך חלק ממנה לבדיקה אוטומטית.
12
חתימה
שמאי רענן סערהמערכתמכינה PDF וחבילת נספחים, ואוכפת את הכלל: שמאי שביקר + רענן או סער. מתמחה לא חותם.
חותמיםחותמים ב-Comsign כמו היום.
13
שליחה ותשלום
מזכירה המערכתהמערכתשולחת לבנק, ללקוח או לשניהם לפי סוג השומה, עם קבלה. מסמנת "נמסר ולא שולם" אם צריך.
מזכירהמאשרת שליחה בלחיצה.
14
לארכיון
המערכתהמערכתהתיק נשמר עם כל הנתונים בצורה שאפשר לחפש בה. העסקאות שנבחרו נכנסות למאגר העסקאות של המשרד ומשמשות בתיק הבא.
לוח תיקים
כל אחד רואה את התיקים שלו ואיפה כל תיק עומד:
חדש → ממתין לאישור סער → ממתין לתשלום → ממתין למסמכים → ביקור נקבע → בעבודה → בבדיקה → לחתימה → נשלח → שולם
מחליף את תוכנת השמאים.
ישראל
אילו מהשלבים למעלה ישראל עושה היום? מה הוא עושה שאף אחד אחר לא עושה?